Intelligente Formulare

„Mit der Einführung des Service-Portals kann sich jeder leicht und übersichtlich über verschiedene Themenbereiche, Dienstleistungen und Kontakte innerhalb unserer Stadtverwaltung informieren“, so Anna Finke von der Stadt Olfen. Nach und nach werden die Onlinedienste des Bürgerportals um neue Angebote erweitert. Es folgen interaktive Formulare, sodass online auch Anträge gestellt und Aufträge direkt ausgelöst werden können. Diese intelligenten Formulare ermöglichen den Mitarbeiter/innen dann alle Daten aus den Online-Formularen direkt in ihr System zu übernehmen, anstatt mühsam alles erneut eingeben zu müssen. Eine schnelle Weiterverarbeitung von Anträgen wird damit begünstigt. Das erste intelligente Formular im Service-Bereich ermöglicht schon jetzt die Online-Meldung über die Sichtung eines Nestes von Eichenprozessionsspinnern in Olfen.
Mit der Einrichtung des Serviceportals folgt die Stadt Olfen einer Verpflichtung im Rahmen des OZG (Online-Zugangs-Gesetz), das für alle Kommunen gilt. Im Kreis Coesfeld – in dem alle Kommunen mit der Citeq zusammenarbeiten – sehen alle Serviceportale gleich aus, was die Bedienerfreundlichkeit über die Stadtgrenzen hinaus erleichtert.

Terminvereinbarungen online

Ein weiteres großes Thema ist die neue Form der Terminvereinbarung. „Wie wichtig Online-Terminvereinbarungen heute sind, hat die Corona-Krise gezeigt“, beschreibt Anna Finke. Da derzeit für alle Anliegen Termine mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Rathaus vereinbart werden müssen, geschieht dies telefonisch.

Oftmals seien aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bereits im Gespräch mit Bürger/innen, sodass nicht zeitgleich Telefonate angenommen werden können. „Ein Online-Terminkalender ist dabei für beide Seiten von großem Wert. Besonders im Bereich Bürgerbüro, das am häufigsten frequentiert wird.“ Offizieller Start der Online-Terminvereinbarung ist am 3. August 2020.
 

„Wir sehen das neue Serviceportal im digitalen Zeitalter als unabdingbar an und sind sicher, dass unsere Bürgerinnen und Bürger die Vorteile genießen werden“, so Bürgermeister Wilhelm Sendermann. Damit bietet die Stadt Olfen einen elektronischen und somit schnellen Weg zur Stadtverwaltung, eine sichere Kommunikation zwischen Bürgerinnen und Bürger und Stadt und eine Nutzung der Dienste rund um die Uhr - 24 Stunden / 7 Tage die Woche - unabhängig von Öffnungszeiten.